Guía de Uso: Microsoft Planner
AVP — FEMA Grants Technical Assistance
Plan: AVP - FEMA Grants TA | Grupo: Puerto Rico Public Housing Administration (AVP)
Versión 1.0 — Febrero 2026
ESTE DOCUMENTO ES DE USO OBLIGATORIO. La estructura de Planner alimenta automáticamente los dashboards de Power BI, el SharePoint Tracker y los reportes a COR3, AVP y FEMA. Cualquier desviación rompe la integración de datos.
Por qué Importa la Estructura
Microsoft Planner es la herramienta central de gestión de tareas del equipo. Pero no es solo una lista de tareas; es una fuente de datos crítica que alimenta automáticamente:
SharePoint Tracker
AVP_PW_RFR_Tracker con 647 registros y $471M en grants
Dashboards Power BI
Compartidos con AVP, COR3 y stakeholders
Reportes de Progreso
Métricas de procesamiento y notificaciones automáticas
El Problema Actual
Si una task no sigue la nomenclatura correcta, los flows automatizados NO pueden leerla. El resultado: datos incompletos, dashboards inexactos y trabajo manual innecesario.
Actualmente, el plan tiene 109 tasks. De estas, 82 siguen el formato correcto con pipe (|) y 27 no. Hay 15 tasks con RFR incompleto que no pueden sincronizarse.
Esta guía busca llevar el cumplimiento al 100%.
109
Tasks Totales
82
Formato Correcto
27
Necesitan Corrección
Buckets = Project Worksheets (PW)
Cada bucket en Planner representa un Project Worksheet (PW) de FEMA. El nombre del bucket es el número de PW.
1
✅ CORRECTO
PW-10902
- Prefijo 'PW-' (mayúscula, con guion)
- Sin leading zeros
- Ejemplo: PW-807, no PW-00807
2
❌ INCORRECTO
PW10902, pw-10902, Project 10902, PW-010902
- Sin guion
- Minúsculas
- Con leading zeros
Buckets Especiales
General
Tareas administrativas que NO pertenecen a un PW específico (reuniones, plantillas, etc.)
WOC
Work Order Changes — tareas relacionadas con cambios contractuales
Buckets con leading zeros (PW-00807, PW-01292, PW-03942) deben corregirse. Elimine los ceros: PW-807, PW-1292, PW-3942.
Nombre del Task: El Campo Más Crítico
El nombre del task es el campo más crítico. Los flujos automatizados procesan este campo para extraer el número de Disaster Declaration y el RFR Number.
Formato Obligatorio
DR[####] | RFR-[#######]
Ejemplo Correcto
DR4339 | RFR-0037215
Componentes del Nombre del Task
01
Disaster Declaration
DR seguido de 4 dígitos (ejemplo: DR4339)
02
Separador
| (espacio, pipe, espacio)
03
RFR Number
RFR- seguido de 7 dígitos con leading zeros (ejemplo: RFR-0037215)
✅ Ejemplos Correctos
- DR4339 | RFR-0037215
- DR4339 | RFR-0036444
- DR4473 | RFR-0024523
- DR4339 | RFR-0039598
❌ Ejemplos Incorrectos
- DR4339|RFR-0037215 (sin espacios)
- DR4339 | RFR-36444 (faltan leading zeros)
- DR 4339 | RFR-0036444 (espacio en DR)
- DR4339 | RFR- (sin número = INUTILIZABLE)
Tasks Administrativos y Labels
Los tasks en el bucket General o WOC que no están asociados a un RFR específico pueden usar texto libre: COR3/PRPHA Recurring Meeting, WCA Analysis - Update, Follow Up COCC SharePoint.
Los labels categorizan el TIPO DE TRABAJO del task. Se pueden asignar múltiples labels a un solo task. Los labels permiten filtrar y reportar por tipo de actividad.
Etiquetas Funcionales Aprobadas
Preparación de RFR
Preparación de Request for Reimbursement. Tarea de compilación de documentos y preparación del RFR en DRS.
RFR
RFR en revisión o sometido. Tarea en etapa de revisión después de su presentación.
Factura
Procesamiento de facturas. Tarea relacionada con verificar/procesar facturas.
RFI
Request for Information. Solicitud de información adicional por COR3/FEMA.
Revisión
Revisión de documentos. Tarea de QA/QC o revisión interna.
Seguimiento
Seguimiento pendiente. Requiere acción de seguimiento con terceros.
Combine las etiquetas funcionales con etiquetas numéricas (1, 2, 3, 4) para la asignación de recursos. Ejemplo: una tarea con las etiquetas 'Preparación de RFR' + '1' indica que es preparación de RFR y el recurso #1 es el responsable.
Progreso: Estado del Task
El campo Progress es CRÍTICO porque se sincroniza automáticamente al Tracker como RFR_Status. Debe reflejar el estado REAL del task.
1
Not Started (0%)
Draft — Task creado, pero no se ha iniciado el trabajo.
2
In Progress (50%)
In Preparation — Se está trabajando activamente en el task.
3
Completed (100%)
Document Review — Task completado, en revisión o sometido.
No deje tasks en 'Not started' por semanas. Si comenzó a trabajar, cámbielo a 'In progress'. No marque como 'Completed' hasta que el trabajo esté verdaderamente terminado. El Progress alimenta las métricas de productividad.
Prioridad y Fechas
Priority (Prioridad)
Actualmente, 103 de 109 tasks están en
Medium, lo cual no ayuda a priorizar.Urgent
Vencido o vence esta semana; es bloqueante.
Important
Vence en los próximos 14 días; es crítico para el progreso.
Medium
Trabajo regular en curso, sin urgencia inmediata.
Low
Informativo, seguimiento futuro, no bloqueante.
Start Date y Due Date
Start Date: Poner la fecha en que se COMIENZA a trabajar en el task (no la fecha de creación). Actualizar si la fecha de inicio real cambió.
Due Date: OBLIGATORIO para TODOS los tasks de RFR. Basado en el deadline real: fecha de sometimiento, deadline de COR3, o fecha comprometida. Los tasks vencidos (
Late) aparecen resaltados en rojo en los dashboards.Notes, Checklist y Comments
Notes (Descripción)
Espacio para detalles del task con información estructurada:
- Códigos de factura asociados
- Montos, si aplican
- Responsabilidades específicas
- Historial de comunicaciones relevantes
- Notas de progreso: qué se hizo, qué falta
Checklist
Desglosa el task en subpasos verificables. OBLIGATORIO para tasks de RFR Preparation. Incluye: verificar invoices, corroborar PW scope, preparar Contract Summary, compilar documentos, completar RFR form en DRS, QA/QC (revisión interna), someter RFR en DRS, notificar a COR3/AVP.
Comments
Para comunicación en tiempo real sobre el task. Los Comments notifican a los asignados. Uso apropiado: actualizaciones de estatus, preguntas al equipo, bloqueos, handoffs. NO usar para copiar emails completos o conversaciones largas.
Assigned To: Asignación de Recursos
Asigne TODOS los recursos que trabajan en el task. El sistema automáticamente resuelve los nombres para los dashboards.
Reglas de asignación
- Asigne a TODAS las personas que tienen responsabilidad en el task.
- El recurso principal (lead) debe estar asignado.
- Recursos de apoyo, QA/QC y revisión también deben estar asignados.
- Use las Notes o Checklist para detallar QUÉ hace cada persona.
Equipo actual
Senior: Graciela Vázquez Lagomarsini
RFR Prep: Bryan Ramírez, Jessey M. Cintrón, Irving Torres Rodríguez, Aileen Mojica
QA/QC: Graciela Vázquez Lagomarsini
Submission: Miguel A. López Zambrana
Support: Kevin J. García Pérez, Mixaida Cruz Torres, Hiram González Otero, Cristina Berríos, Marla Echevarría Vélez, Valeria Hernández-Massini
Checklist de Creación de Tareas
Antes de crear o actualizar una tarea, verifique los siguientes elementos:
1
Bucket
¿Es el PW correcto? ¿Sin 'leading zeros'? (OBLIGATORIO)
2
Task Name
¿Tiene el formato DR#### | RFR-#######? (OBLIGATORIO para RFR)
3
Assigned To
¿Todos los recursos están asignados? (OBLIGATORIO)
4
Progress
¿Refleja el estado real (Not started/In progress/Completed)? (OBLIGATORIO)
5
Priority
¿Es apropiada? ¿Es 'Urgent' si está vencida? (OBLIGATORIO)
6
Due Date
¿Se ha establecido la fecha límite real? (OBLIGATORIO para RFR)
7
Labels
¿El tipo de trabajo está marcado? (RFR Prep, Invoice, RFI, etc.) (OBLIGATORIO)
8
Notes
¿Las facturas, asignaciones y montos están documentados? (OBLIGATORIO para RFR)
9
Checklist
¿Los subpasos están definidos? (OBLIGATORIO para RFR Prep)
